簡單一句話呢,如果你的單位仍使用打卡鐘或者是手記到班下班紀錄,申請休假還在使用假卡,那麼這一套開源人事系統應該已經很有幫助…
如果一切使用紙本, 人事人員每月核薪一定非常辛苦…
考勤可能需要的資訊不多, 也就員工編號,姓名,到班時間,下班時間
休假紀綠需要的是假期類別(特休,事假等等),員工編號,姓名, 休假開始時間,休假結束時間,已休時長,尚餘休假時長等等..
如果單就以上這些需求, 那麼這套系統便可以使用..
orangehrm有兩種版本,第一種是open source這套starter系統, 第二套則是要收費的企業版, 它設計的用途是適應全世界各國的使用情境,也因此即便是這個免費版本, 是否一體適用就端看如何配合…
以下是我看到的幾個點
(1) 每人的休假權利要先換算出來, 再分配給各個人員,然後依配額倒扣, 因休假期間是一個共用值…,簡單的說,假設休假期間是2022/1/1- 2022/12/31, 那麼這是完整的一個年度, 但有的假是依到職日起算,有的假卻不是, 比如事假就不按到職日,而按當年度,(PS:但這看是否有特別約定而論),不管何時到職都有14天,這是依台湾法規而定,所以它這個設計也算彈性,可依人的額度來給…
(2) 但也因此有個問題,比如家庭照顧假, 它的請假天數是併入事假計算,全年以七日為限, 而事假全年不得超過十四日, 依照它這系統邏輯, 分開假期類別分開給事假14天,家庭照顧假7天, 但它沒法依類別間再沖假,所以可能最好的方式便是休假權利,給家庭照顧假七天, 事假七天,合計十四天的方式處理, 但這是否違反人事法規?有待了解, 如果有全勤奬金就是問題, 家庭照顧假不影响全勤, 而事假則會影响..所以這點如何給假的權利,是先給,再事後結算處理,可能就需要人工事後跑報表比對..
PS: 事假/家庭照顧假處理參考了https://www.1111.com.tw/dayoff/discussTopic.asp?cat=vacationQuestion&id=301186&vmode=all
(3) 由於此系統已可由主管簽核,所以權利都照給,但准不准假就端看主管是否熟悉法令, 比如事假14日, 家庭照顧假7日, 如果申請家庭照顧假時, 額度有,可以申請,但事假一查已過14日, 則主管得以拒絶該家庭照顧假的申請…這點在OPEN SOURCE版本應該沒法協助判断…
(4) 銷假的機制問題: 根據我的實測, 使用者送出假單後,不管是否主管已簽核,在當日,甚至休假時間已過,主管也已簽核後, 使用者仍可抽單取消休假, 這很可能會出現管理上的問題, 它系統似乎是隔日才會呈現已休狀態.這一點管理者可能自己要注意, 使用者抽單紀錄,系統上也有,所以在核薪時,當月還要比對使用者抽假單的情況..這個要比對考勤紀錄, 但因考勤可以網路打卡,所以還要比對其實際到班情況..這也考驗著主管日常管理及員工自律..如果有辦公室監控,倒是還可以比對..,當休假狀態呈現已休(隔日系統會改變狀態)那麼就只有主管可以協助銷假.但反之來看, 確實也可能當日因故未休假,只是銷單的動作延迟了, 所以開放使用者當日內都能抽單,也不能說不合理,所以這端看管理單位如何認知此功能的彈性.
(5) 打卡機制問題: 只要有人忘打卡, 狀態就會一直停留在等待打下班卡的”出”的狀態, 所以隔天上班時間要打卡時,狀態會仍然是”出”,而沒有上班的”進”的狀態, 這在只有一班制的公司沒有問題,如果是三班制的需求的單位,這個系統要使用,就需要更多的處理, 目前我的處理方法是啟用個資料庫的後台程序每天凌晨12:30清掉狀態, 讓系統隔天打上班卡時可以呈現正確的”進”的狀態
(6) 請假簽核流程問題: 它不支持多階簽核的判断機制,舉例,有的公司3天以上的長假要簽到二階主管,這個機制它這版本應是不支持的, 它只有簡單的給直屬主管簽核的流程.
(7) 假日出勤等, 沒有配合加班申請的簽核流程等,這部份加班管理則仍需紙本作業..一般人事法規應有加班申請單等,這個系統並沒有.
除卻以上幾個看到的問題, 對於需要個線上系統處理考勤,它倒是可以使用的, 對於一般很小的公司來說, 它是物美還免費..畢竟只要沒有客製需求,配合使用, 那它幾乎沒有花費, 如果公司還有NAS, 那麼在群暉的NAS便能安裝..也不會有多餘的主機及電力成本..
打卡必須使用網頁來打, 如以下截圖
請假的部份它則可以使用手機APP, 只是需留意要使用ORANGEHRM OPEN SOURCE的版本,而且如果開放使用者使用手機APP請假,那麼它不支持HTTP,也就意謂著你必須有合法的憑證,若是自己核發的憑證, 它會無法使用..如果使用群暉的NAS, 建議你申請合法的三個月免費憑證使用..
以下視频為手機APP申請休假的使用操作示範